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L'été offre l'occasion à des salariés d'occuper ponctuellement les responsabilités de leur supérieur. L'expérience peut être porteuse. Mais n'oubliez pas de faire préciser votre espace de délégation. Et ne bousculez rien...

Longtemps, Guillaume Caron, directeur des activités Pharmacie et sciences de la vie chez Assystem, est parti en congé sans prévoir de remplaçant : "Les affaires restaient en attente. Ma messagerie électronique était surchargée à mon retour." Depuis deux ans, ce cadre a rompu avec ses anciennes habitudes et a choisi de former un bras droit pour le remplacer ponctuellement : "Désormais, je veux que des décisions puissent être prises en mon absence", explique-t-il. Pendant les congés estivaux, de nombreux salariés se voient confier les responsabilités de leur supérieur. Si c'est votre cas, pas de panique ! L'opération peut se révéler intéressante et bénéfique pour la suite de votre carrière si le remplacement se déroule bien.

Pourquoi moi ?

Votre supérieur ne vous a certainement pas choisi sans raison. "Trois critères entrent en jeu pour désigner un remplaçant. Il doit avoir une autorité naturelle, des compétences managériales mais aussi un ascendant lié à son expertise technique", analyse Claude Desbordes, directeur chez IRIS Consultants & Partners.

Si l'autorité naturelle se constate dès la cour d'école, les capacités managériales ne s'inventent pas et peuvent faire l'objet de formations. Le remplaçant doit avoir par ailleurs de bonnes relations avec son équipe pour que sa nomination puis la période de remplacement se déroulent sans heurt. "C'est essentiel. Quelqu'un qui est en opposition permanente avec ses collègues ne peut être nommé remplaçant. Ainsi, je recommande toujours de faire primer les qualités relationnelles sur les qualités d'expertise", souligne Alix de Saint-Denis, consultant formateur au CSP. "Le choix de la personne ne doit pas constituer une surprise pour les autres collaborateurs. Le remplaçant doit s'imposer de lui-même et s'inscrire dans une continuité managériale. Sinon, gare aux jalousies !"

Refuser, c'est possible ?

Remplacer son chef n'est pas une obligation. L'ampleur de la tâche, la peur de se désolidariser de son équipe, conduisent bon nombre de cadres à refuser l'offre. "Mieux vaut dire "non" si l'on ne se sent pas compétent. L'opportunisme est très vite débusqué et le cadre court alors le risque de perdre toute crédibilité", estime Claude Desbordes. En cas de refus de remplacement, afin de ne pas compromettre son avenir dans l'entreprise, il convient de bien choisir ses arguments. A bannir absolument, les réponses négatives comme "C'est trop de boulot", "Le management, cela ne m'intéresse pas", qui sous-entend un manque d'ambition. Elément susceptible, à terme, de marginaliser le salarié. "Si on ne se sent pas sûr de soi, il est possible de demander une formation", reprend Claude Desbordes.

Mais un remplacement peut également constituer une rampe de lancement dans une carrière. "Certains refusent parce qu'ils ne se voient pas manager. C'est pourtant une opportunité exceptionnelle. Le jour où le responsable change de fonction, c'est forcément vers la personne qui l'a déjà remplacée que l'on se tournera", explique Jean-Louis Müller, directeur à la Cegos. Un remplacement est donc bien souvent une opportunité à saisir qu'un risque à courir.

Quelle délégation accepter ?

Le responsable doit prévenir son remplaçant idéalement deux mois avant son départ pour que celui-ci s'organise. "Les objectifs, les actions à mener, les responsabilités doivent être cadrés et précisés par écrit", prévient Patrick Serment, consultant en management des ressources humaines chez CS Management. Le périmètre de délégation doit être le plus précis possible pour éviter les malentendus. "Un chef a un rôle stratégique, organisationnel et gère parallèlement les affaires courantes. Le remplaçant a tout intérêt à se cantonner à ce dernier point", avance Jean-Louis Müller.Autrement dit, ce n'est pas au remplaçant de rompre un contrat important, de choisir un investisseur ou encore de licencier un collaborateur.

Par ailleurs, même lorsque la délégation est précisément définie, le chef doit savoir accepter certaines erreurs : "L'erreur fait partie intégrante de la montée en puissance du remplaçant. Ce dernier a des idées nouvelles, une approche forcément innovante qui implique en contrepartie un risque d'impairs ou de maladresses", rappelle Patrick Serment. Cette délégation doit être définie lors d'une réunion en tête à tête qui peut se prolonger au restaurant. "Partager un repas avec le responsable juste avant son départ est une bonne chose. C'est une marque de responsabilisation dans la confiance", note encore Patrick Serment.

Comment être légitime ?

Ce n'est pas au remplaçant d'annoncer qu'il prendra les rênes de l'équipe pendant la période de congés du responsable. C'est à ce dernier de divulguer la nouvelle, au moins quinze jours avant son départ. Cette procédure n'est pas anodine. Elle permet au remplaçant d'acquérir une légitimité aux yeux de l'équipe. La démarche peut s'effectuer par mail ou, mieux, lors d'une réunion. "Cela doit être un non-événement. Le mieux est donc de l'annoncer lors d'une réunion de routine", analyse Daniel Porot, directeur du cabinet du même nom.

Au cours de la réunion, la transparence est de mise sur le périmètre de délégation. Le remplaçant peut également prendre la parole pour rassurer l'équipe. "A l'issue de la réunion, le remplacement doit être perçu par l'équipe comme une continuité et non comme un problème de plus", indique Claude Desbordes.

Comment manager ?

Devenir d'un jour à l'autre le chef de l'équipe à laquelle vous apparteniez ne s'improvise pas. "Deux pièges sont à éviter : se prendre subitement pour un autre, et à l'inverse être trop sympa", avance Jean-Louis Müller.

Pas besoin en effet de venir en costume si vous aviez l'habitude de porter une tenue plus décontractée. Pas besoin, non plus d'occuper le bureau du patron, sauf pour y consulter ses mails, certains dossiers ou recevoir des clients extérieurs. "Le remplaçant doit éviter de changer les habitudes. Si la réunion d'équipe a lieu traditionnellement le lundi, elle doit être maintenue le même jour, sinon l'équipe y verra forcément une mauvaise intention", explique Daniel Porot.

Il ne s'agit pas non plus de trop jouer aux copains. "En aucun cas le manager remplaçant ne doit accepter les retards ou des pauses trop longues à la machine à café. Avoir un bon relationnel ne signifie pas tolérer ce genre de choses", note Alix de Saint-Denis. Le manager remplaçant doit par ailleurs rester extrêmement modeste pour éviter de susciter toute jalousie dans l'équipe. "Il ne doit surtout pas croire être le chef à la place du chef. C'est plutôt une doublure qui doit jouer autant que possible le jeu de la coopération avec les collaborateurs", résume Claude Desbordes.

Puis-je déranger mon chef en vacances ?

"Aujourd'hui, 80 % des managers se font appeler pendant leurs vacances. C'est une mauvaise tendance. Les collaborateurs indispensables ne devraient pas exister", considère Alix de Saint-Denis. Le remplaçant ne doit pas à tout moment déranger son chef en congé. D'autant que certaines destinations de vacances ne permettent pas un reporting très régulier. "Si le remplaçant appelle trop souvent, c'est qu'il n'y a pas de délégation. Dans ce cas, il ne sert que de boîte aux lettres", avance Didier Noyé, directeur associé chez Insep Consulting et auteur de Déléguer et responsabiliser.

Toutefois, il est possible de prévoir des modalités de reporting, qui seront définies au cours du brief précédant le départ du manager. "Il est bon de convenir d'une date et d'un horaire régulier pour faire le point dans la semaine car délégation ne signifie pas abandon", souligne Patrick Serment. Lors de ces discussions, le remplaçant ne doit pas être exhaustif. "Le responsable doit avoir le sentiment que son remplaçant a la situation en main. Il s'agit plus d'un exercice d'information que de communication de données", explique Daniel Porot. Par ailleurs, certaines questions urgentes peuvent être abordées avec le n+2 du remplaçant si cette procédure a été décidée avant le départ en congé du n+1. "Attention à ne pas trop le solliciter car le n+2 a sans doute beaucoup d'autres missions à gérer ", note Patrick Serment.

Comment faire un bon débriefing ?

"Quand je reviens de congé, mon remplaçant me laisse deux jours pour reprendre contact, lire mes mails et mon courrier. Ce n'est qu'après que l'on procède à un débriefing qui s'appuie notamment sur les mails qu'il a pu m'adresser durant cette période", explique Guillaume Cardon, chez Assystem. Le débriefing doit permettre au responsable de prendre connaissance au plus vite de l'avancement des dossiers en cours, des décisions prises et des questions urgentes à traiter.

Le bon mémo, selon Daniel Porot, doit être synthétique et reprendre tous les événements clés qui ont marqué la période. "L'idéal est de présenter ça sous Excel en soulignant les dates, les actions, les objectifs et les résultats obtenus". Mais doit-on tout dire ? Certainement pas. Certains événements qui ont marqué la vie de l'équipe - altercations, tiraillements - ne doivent pas être obligatoirement être évoqués avec le responsable. "Il faut garder un jardin secret. Si vous avez réussi à régler vous-même ces problèmes, plus besoin d'y revenir", considère Jean-Louis Müller.

© Courrier cadres - N° 1495 - 12 juin 2003

Retrouvez également les conseils de Claude Desbordes dans l'article traitant d'un sujet identique, paru dans le magazine Management de Juillet-août "Pendant l'été, réduisez-vous la pression sur vos collaborateurs ? Lire l'article