Bannissez les "dossiers en cours" : quand vous lisez un document, traitez-le illico... ou jamais.

Gratter une heure par jour au bureau, c'est possible ! La première étape consiste à accepter de... perdre quelques minutes. Le temps de se pencher sur son agenda et de faire la liste des tâches que l'on accomplit dans une journée. Cette prise de recul est nécessaire. Elle permet d'évaluer la durée réelle de chaque action, de débusquer les "voleurs de temps" et de définir ses priorités. Ce fax, est-ce à moi de le réparer ? Et cette séance de travail urgente l'est-elle vraiment ? Si je ne pouvais accomplir qu'une tâche d'ici à ce soir, laquelle devrais-je choisir ?

Faire cette analyse critique, c'est le préalable indispensable à l'étape suivante : l'élaboration du plan de journée. "Avant de suivre un stage de gestion du temps, j'exécutais les tâches dans l'ordre d'arrivée, témoigne Pierre-Jean Nadal, responsable du développement du réseau Sud-Ouest aux AGF. Désormais, je prends chaque matin dix minutes pour lister les tâches du jour. Je les classe par ordre d'importance et j'évalue leur durée - en la majorant systématiquement. Je me réserve aussi deux heures libres, qui me permettent de gérer les imprévus. Résultat : je quitte le bureau une heure plus tôt." Bâtir un plan de travail, c'est aussi se fixer une heure de départ. Si le programme du jour ne tient pas dans la durée prévue, il faut absolument en déléguer une partie. Comment précéder ? M. Giffard, consultant, explique : "Imaginez que vous passez à mi-temps. Quelles seraient les responsabilités que vous garderiez ? Celles que vous avez éliminées, déléguez-les illico à vos collaborateurs !"

Autre impératif , une organisation irréprochable. A bannirr, les "dossiers en cours" qui s'accumulent sur le bureau. Règle d'or : un document ne se manipule qu'une fois. "Dès qu'on le touche, il faut le traiter ", préconise M. Giffard. "Moi, j'ai deux classeurs, point final : l'un pour les affaires en cours et les factures, l'autre pour les contrats à conserver", commente Arnaud Larbodière, DG du site Immovision.

Reste la prise de notes. A proscrire : les Post-il collés dans l'agenda, les feuilles volantes glissées dans la malette et les six-petits-carnets-dont-on-n'a-jamais-le-bon-sur-soi. Mieux vaut centraliser ses notes sur un support papier ou un assistant électronique. Francis Jaluzot (lire le portrait) ne sort jamais sans son cahier à spirales, dont les pages sont séparées en deux colonnes : actions et délais. Et Christian Bouas, PDG d'Idem (informatique), a opté pour un dictaphone, qu'il garde à portée de main. Jour et nuit !

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© Extrait du N° 82 du magazine Management, décembre 2001.